Dans un monde de plus en plus numérique, la question de savoir pourquoi continuer à écrire des devis sur des supports autocopiants peut sembler légitime. Il existe cependant de nombreuses raisons pour lesquelles il peut être avantageux d’opter pour des devis papier autocopiants. Voici 3 raisons d’utiliser un carnet autocopiant pour réaliser vos devis.
Pourquoi continuer à écrire des devis papier ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez continuer par rédiger des devis papier malgré toutes les options électroniques. Entre autres, les devis papier sont des documents tangibles. En effet, contrairement aux devis envoyés via e-mail ou par d’autres moyens électroniques, les devis papier peuvent être imprimés et conservés en toute sécurité dans des dossiers ou classeurs physiques. Cela peut être particulièrement utile en cas de litige ou pour prouver que le client a accepté le devis tel qu’il a été soumis.
L’autre raison est que de nombreux clients préfèrent encore recevoir des devis papier. Bien que de plus en plus de personnes soient à l’aise avec la technologie, il existe encore des personnes qui se gardent le plus possible des transactions en ligne. Elles préfèrent se référer à des documents papier plutôt qu’à des fichiers sur internet. Pour ces clients, recevoir un devis papier peut être plus rassurant et peut aider à se sentir plus en confiance dans sa décision d’engager un prestataire.
Ces documents peuvent enfin paraître comme une forme plus personnelle de communication avec le client. En effet, quand un devis est envoyé par e-mail, ce dernier peut facilement être ignoré ou considéré comme un simple document commercial. En revanche, un devis papier peut contribuer à établir une étroite relation de proximité et de confiance entre vous et le client.
Le carnet autocopiant, un support utile pour vos devis
La rédaction de devis est une étape importante dans la relation commerciale entre un professionnel et ses clients. Il est donc primordial de concevoir des devis clairs, précis et professionnels pour garantir la satisfaction de ses clients et la réussite de ses affaires. Dans ce contexte, le carnet autocopiant s’avère être un outil très utile pour la rédaction de vos devis papier.
Le principal avantage de ce support est sa grande facilité d’utilisation. Il vous permet de créer rapidement une copie ou plusieurs copies de votre devis pour vos archives et pour vos clients sans avoir à utiliser une photocopieuse ou un scanner. Il vous suffit de remplir le premier feuillet du carnet avec les informations du devis. Les copies se feront alors automatiquement sur les feuillets suivants grâce à un système de microcapsules entre les feuillets. Cela peut être très pratique lorsque vous êtes sur le terrain et que vous avez besoin de fournir un devis à un client en urgence.
Il s’agit donc d’un support qui vous offre la possibilité de gagner du temps et de simplifier votre processus de création de devis. Les carnets autocopiants sont également conçus pour reproduire des copies identiques à l’original, avec une qualité d’impression irréprochable. Vos devis papier seront :
- clairs,
- lisibles,
- professionnel.
Grâce à la numérotation préimprimée sur chaque feuille, le suivi de vos devis devient enfin très facile. Vous pouvez savoir avec exactitude le nombre de devis qui ont été créés et envoyés. Vous pourrez ainsi mieux organiser votre activité commerciale et suivre correctement vos commandes.
Créez rapidement plusieurs copies de vos notes
Le carnet autocopiant est un outil efficace et pratique qui permet de créer rapidement plusieurs copies d’un document. En effet, le support autocopiant est conçu avec des feuilles spéciales qui aident à transférer l’encre ou le crayon sur les feuilles suivantes. Cela vous offre ainsi la possibilité de faire des copies identiques en une seule écriture.
Si votre activité nécessite des prises de notes régulières, le support autocopiant peut être un véritable atout. En effet, il permet d’avoir des copies de ses notes, sans avoir besoin de recopier à chaque fois. Cela vous économise du temps et de l’énergie, tout en vous évitant les erreurs de transcription qui peuvent survenir quand l’on doit recopier les notes manuellement.
Il est particulièrement utile pour les professionnels qui ont besoin de fournir des copies de leurs diverses notes à leurs clients, à leur comptable ou à leur service administratif. Cela vous aide à garder en lieu sûr une trace précise de toutes les informations importantes, tout en offrant une copie à toutes les parties concernées.
Le carnet autocopiant est enfin facilement transportable, ce qui en fait un outil pratique pour les professionnels du relationnel très actif tels que les livreurs ou les serveurs de restaurant. Il suffit de glisser le carnet dans son sac ou dans sa poche pour avoir toujours à portée de main un support pour prendre des notes et faire des copies.
De nombreux modèles de carnets autocopiants
Les carnets autocopiants se déclinent en différents modèles pour s’adapter aux différents besoins des professionnels. Sur internet, vous trouverez différents modèles, allant de petits carnets de poche à des carnets plus grands. En général, différents formats sont proposés :
- A3 : 420 x 297 mm.
- A4 : 210 x 297 mm.
- A5 : 148 x 210 mm.
- A6 : 105 x 148 mm.
En dehors de ces formats standards, vous avez toutefois la possibilité de personnaliser la taille de votre carnet qui convient le mieux à vos besoins spécifiques. Par exemple, si vous êtes souvent en déplacement, un petit carnet de poche peut être plus pratique. Si vous travaillez la plupart du temps au bureau, un carnet plus grand peut quant à lui être plus approprié. Les carnets autocopiants peuvent également être fabriqués avec différentes quantités de copies par feuille : duplicata, triplicata, quadricata…
En termes de conception, il est possible de personnaliser votre carnet autocopiant avec votre logo, vos coordonnées ou toute autre information de votre entreprise que vous souhaitez mettre en avant. Vous pouvez également choisir la couleur (blanc, jaune, vert, bleu, rose…) et le type de papier (le grammage) pour répondre à vos préférences et à vos besoins.
La personnalisation peut aussi concerner la couverture du carnet. Vous aurez le choix entre les couvertures souples et les cartonnées. De plus, certains spécialistes proposent des options de mise en place des trous de type classeur. En termes de rangement, il s’agit d’une option très pratique. Les carnets autocopiants peuvent enfin être commandés avec des fonctionnalités supplémentaires. Il peut s’agir de numéros de série pour une meilleure traçabilité, de feuilles détachables pour une utilisation plus pratique et d’une numérotation automatique pour une meilleure organisation.
Les autres utilisations du carnet autocopiant
Le carnet autocopiant est un outil pratique et polyvalent pour de nombreuses tâches administratives.
Factures
Le carnet autocopiant est un support intéressant pour la création de factures, notamment pour les petites entreprises ou les travailleurs indépendants. Avec ce modèle de carnet, vous n’avez plus besoin d’avoir une imprimante ou un logiciel de facturation.
Cela peut être particulièrement utile pour les PME qui n’ont pas besoin d’émettre de nombreuses factures ou qui sont constamment en déplacement. Le carnet autocopiant vous aide à créer facilement des copies de vos factures pour compléter vos dossiers de comptabilité. Cela vous offre la possibilité de garder une trace de toutes vos factures émises et de faciliter la gestion de la comptabilité. Les copies créées sur les feuilles suivantes du carnet sont des copies exactes de l’original. Vous pourrez donc facilement conserver des copies pour vos archives sans avoir à les photocopier à chaque fois.
Bon de commande
L’usage du carnet autocopiant comme bon de commande est une pratique récurrente dans de nombreuses entreprises. Le support autocopiant permet de consigner rapidement les commandes des clients sur papier avec la possibilité d’avoir une copie après avoir remis l’original au client. Cela peut être utile dans des environnements de travail où les ordinateurs et les tablettes ne sont pas toujours pratiques ou disponibles. Les copies des bons de commande automatiquement créées sur les feuilles suivantes peuvent aussi être utilisées pour suivre les commandes et pour l’archivage.
Bon de livraison
Le bon de livraison est aussi une bonne manière d’utiliser un carnet autocopiant. C’est une méthode pratique pour les entreprises qui cherchent à suivre et à consigner les livraisons à leurs clients. Les carnets autocopiants aident à créer une copie de la livraison à mesure que vous écrivez sur la première feuille.
Cela peut être d’une grande utilité par exemple dans le domaine du transport où, pour les bons de livraison, il vous faut une double copie. L’une est tenue pour le courrier et la seconde par le client qui reçoit la marchandise. Vous pourrez ainsi suivre les chargements et établir une preuve de livraison.
Support de contrat
Même dans la conclusion de contrat, il peut être utile de faire usage de feuillets autocopiants. Le support autocopiant offre la possibilité de produire rapidement deux ou même trois copies conformes qui peuvent être tenues par les parties en jeu. Par exemple, dans le cadre d’un contrat de location, les copies peuvent être réparties entre le propriétaire, le locataire et l’éventuelle agence immobilière. La méthode est aussi pratique pour les entreprises qui cherchent à obtenir une copie papier immédiate d’un contrat signé.