La gestion administrative d’une entreprise est une tâche dont la qualité aura un impact direct sur le rendement de cette dernière. Heureusement, il existe des astuces pratiques dont la mise en application vous permet d’optimiser cette composante importante dans le bon fonctionnement de votre société. Vous êtes un entrepreneur en quête de conseils pour bâtir une structure forte et compétitive ? Découvrez ici quelques pistes pour gérer au mieux la partie administrative de votre entreprise.
Quels sont les avantages d’une bonne gestion administrative en entreprise ?
La gestion administrative est le premier facteur qui différencie une entreprise solide d’une entreprise qui peut fermer à n’importe quel moment. Elle est un gage de pérennité et de longévité pour votre structure. Une entreprise dont les tâches administratives ne sont pas effectuées avec rigueur et discipline est plus susceptible de recevoir des sanctions pouvant aller jusqu’à une fermeture, lors des contrôles judiciaires ou fiscaux.
Par ailleurs, une bonne gestion administrative permet aussi à votre entreprise de gagner en crédibilité auprès de ses potentiels partenaires et de pouvoir bénéficier plus facilement des prêts bancaires en cas de besoin. Enfin, bien gérer au jour le jour la partie administrative de votre entreprise vous fait aussi gagner plus de temps, que vous pourrez consacrer à d’autres activités pour le développement de celle-ci.
Utilisez des tampons encreurs professionnels
Le tampon encreur est un outil qui sert à apposer une signature ou un motif distinctif sur un document. Il est composé essentiellement d’une boîte en plastique ou en bois contenant l’encre, et d’une empreinte en caoutchouc sur laquelle est gravé le signe de l’entreprise. La gestion administrative de votre société peut être optimisée grâce à un tampon professionnel parce que cet outil vous permet de classifier plus facilement les documents de l’entreprise. En optant pour des tampons standard contenant des formules courtes telles que « Payé », « Urgent », ou « Reçu », vous pouvez mieux trier vos dossiers, et par conséquent bénéficier d’une meilleure fluidité dans votre gestion administrative au quotidien.
Dans ce même registre, le tampon encreur peut également vous faciliter la tâche dans la datation et l’archivage des documents de votre entreprise. Grâce à cet outil, vous pourrez en un geste simple indiquer les dates d’entrée et de sortie d’un fichier, ainsi que les délais de validité de chacun de vos courriers. Ainsi, il devient plus facile pour vous d’archiver ou de détruire les documents inutiles afin de suivre plus efficacement l’évolution des activités de votre entreprise.
Le tampon encreur est aussi utile pour l’authentification des fichiers de votre entreprise, lorsque vous devez par exemple transférer des documents à un fournisseur ou un partenaire. En effet, il est possible de personnaliser cet outil en y ajoutant toutes les informations permettant d’identifier votre entreprise. Il s’agit entre autres de la dénomination commerciale de cette dernière, ainsi que son adresse et son numéro d’immatriculation. Cela permet à votre destinataire de reconnaître la valeur légale de votre courrier, et peut aussi vous servir de preuve en cas de polémiques judiciaires.
Ayez une bonne maîtrise des besoins de votre entreprise
Bien connaître les différents besoins de votre organisation est un incontournable pour gérer au mieux sa partie administrative. En effet, cela vous permet de répartir les ressources d’une manière plus méthodique et organisée. En tant que chef d’entreprise, vous devez donc régulièrement prendre le recul nécessaire pour évaluer les éléments indispensables au bon fonctionnement de votre société. De manière générale, il existe trois catégories de besoins que vous devez prendre en considération pour réussir votre gestion administrative :
- les besoins liés à l’organisation financière de votre boîte, qui concernent l’ensemble des documents de la comptabilité,
- la partie juridique, qui regroupe essentiellement l’ensemble des documents légaux attestant de l’existence de votre entreprise,
- la partie sociale, qui regroupe l’ensemble des informations du personnel de votre entreprise (identité, compétences, contrat, etc.)
Vous pouvez aussi subdiviser ces différentes catégories en sous-catégories, en fonction des caractéristiques spécifiques de votre entreprise.
Tenez un planning de vos dates butoirs
En tenant un calendrier de toutes vos échéances, vous pourrez avoir l’esprit plus tranquille et deviendrez plus efficace dans la gestion administrative de votre entreprise. En effet, un planning des dates butoirs vous permet d’avoir une vue globale des différentes formalités à effectuer pour le bon fonctionnement de votre entreprise :
- la date de paiement des salaires,
- les déclarations fiscales,
- les délais de livraison de vos partenaires,
- les dates de dépôt des cotisations sociales…
En tenant un tel calendrier, vous pouvez effectuer chaque action dans le délai qui lui est imparti, et sans devoir surcharger votre mémoire. Pour une efficacité optimale de cette solution, vous pouvez activer des rappels pour chaque action, et partager ce calendrier avec le reste de votre équipe. Le planning peut même prendre en compte votre plan de trésorerie, afin de vous permettre d’avoir une vision plus claire des futures entrées et sorties de fonds.
Déléguez les bonnes tâches aux bonnes personnes
Pour réussir la gestion administrative de votre société, vous devez absolument accepter le fait de ne pas pouvoir tout faire par vous-même. L’aptitude à déléguer certaines tâches est indispensable pour la pérennité de votre entreprise. En tant que chef d’entreprise, vous avez besoin d’endurance pour pouvoir conduire votre structure jusqu’à la réalisation du rêve que vous avez pour elle.
Par conséquent, il est indispensable que vous ayez autour de vous des collaborateurs spécialisés dans la gestion de certaines tâches administratives telles que la comptabilité, par exemple. Cela vous permet de gagner du temps que vous pouvez consacrer au développement de votre activité. De plus, en déléguant les bonnes tâches aux bonnes personnes, votre société peut se développer plus rapidement parce que toutes ses composantes évoluent de manière simultanée.
Pour réussir la mise en application de ce conseil, vous pouvez faire appel à un cabinet d’experts en gestion de ressources humaines pour vous aider à identifier les particularités de chacun des membres de votre équipe. Ainsi, ces derniers pourront être mieux orientés vers les différents départements de l’entreprise et seront par conséquent plus efficaces. Cela peut aussi contribuer à l’installation d’une atmosphère plus conviviale dans votre société, ce qui n’est qu’à votre avantage.
Tenez votre comptabilité à jour
La comptabilité est l’un des éléments qui témoignent le mieux de la santé administrative de votre entreprise. Si vous avez des failles au niveau de la gestion de cette partie, vous aurez beaucoup de difficultés à prendre les bonnes décisions financières au bon moment, ce qui peut s’avérer nocif pour votre entreprise. En fonction du statut juridique et du chiffre d’affaires de votre société, avoir une comptabilité à jour peut devenir une obligation prévue par la loi, dans le but de promouvoir la transparence au niveau de la gestion de la trésorerie.
Néanmoins, en dehors de son caractère obligatoire, tenir à jour votre comptabilité est avant tout bénéfique pour votre entreprise. En effet, cela peut vous protéger en cas de litiges avec vos partenaires ou avec les administrations fiscales. De plus, les entreprises ayant une comptabilité à jour sont généralement considérées comme plus crédibles aux yeux des banques, des investisseurs et des fournisseurs. Elles bénéficient par conséquent de plus de privilèges auprès de ces derniers.
Pour la gestion de votre comptabilité, vous pouvez faire appel à un cabinet d’experts en la matière. Ces derniers se chargeront de vous accompagner dans l’élaboration des documents attestant de l’état financier de votre entreprise.
Le compte de résultat
Ce document présente l’ensemble des activités de votre entreprise, ainsi que les résultats produits par cette dernière. En fonction de l’état positif ou négatif du compte de résultat, vous pouvez prendre les décisions importantes pour l’avenir de votre société et la croissance de son chiffre d’affaires.
Le bilan
C’est le document qui révèle les possessions, les dettes et les créances de votre entreprise. Autrement dit, il raconte l’histoire de votre entreprise, tout en présentant également son état financier actuel. Lorsque le bilan est à jour, il vous permet de mettre en place les stratégies nécessaires pour maintenir l’équilibre financier de votre entreprise. Il vous aide aussi à élaborer le plan adéquat pour rembourser vos dettes et entrer en possession de vos dus.
Optez pour un outil collaboratif
Un outil collaboratif est une plateforme digitale qui vous permet de travailler simultanément avec toutes vos équipes, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Grâce à cette solution, vous pouvez mieux suivre l’avancement de l’ensemble des processus administratifs à partir d’un tableau de bord simple à utiliser.
L’outil collaboratif vous permet de gagner en temps et en productivité dans la gestion de la partie administrative de votre entreprise parce qu’il vous aide à mieux organiser vos activités. En effet grâce à cet outil, vous n’avez plus besoin d’aller à la recherche des informations, ou de contacter chacun de vos collaborateurs pour être informé du niveau d’évolution de leurs tâches.
Le tableau de bord affiche toutes les missions en cours, les personnes responsabilisées pour leur accomplissement, l’échéance et le niveau de réalisation de chacune de ces missions. L’outil collaboratif permet également une communication plus facile entre les différents départements de l’entreprise et favorise par conséquent la cohésion inter-équipes.