Le BTP est un secteur exigeant, qui nécessite une gestion efficace et précise de tous les aspects financiers. Parmi eux, la facturation occupe une place importante. Pour faciliter cette tâche souvent complexe, de nombreuses entreprises du bâtiment se tournent vers des applications de gestion. Si vous opérez dans le même secteur, en quoi un logiciel de facturation adapté à votre métier peut-il vous aider à mieux gérer votre entreprise ?
Les avantages d’utiliser un logiciel de factures
Le premier avantage d’utiliser un logiciel de factures réside dans la centralisation des données clients en une seule base. Cela permet d’accéder facilement aux informations importantes de chaque client, notamment son adresse, les tarifs convenus, le taux de TVA et ses échéances de paiement.
C’est une fonctionnalité qui facilite également le travail entre collaborateurs. Vous n’êtes plus obligé par exemple d’envoyer de nombreux documents à votre comptable. Avec ses identifiants, ce dernier peut simplement se connecter à l’outil et retrouver toutes les informations dont il a besoin pour gérer la comptabilité de l’entreprise.
Les outils de facturation sont également dotés d’intéressantes fonctions pour effectuer des calculs automatiques, sans la moindre erreur. En optant, par exemple, pour un logiciel de gestion de factures pour électriciens, l’artisan peut déduire automatiquement les acomptes de chaque client avant de générer une facture. Sans aucune saisie manuelle, il peut aussi calculer automatiquement les remises, les taux de TVA applicables, les sous-totaux et bien d’autres opérations.
Depuis votre interface utilisateur, vous avez aussi une vue d’ensemble sur les dépenses et les revenus de votre entreprise pour un meilleur suivi. Il devient alors plus facile de suivre les paiements reçus, les factures impayées, les retards de paiement et les échéances. Tout ceci est accessible en temps réel sur n’importe quel appareil. Puisqu’il s’agit d’une solution SaaS, vous pouvez accéder au logiciel même depuis votre smartphone, ce qui est très pratique quand vous êtes en déplacement.
Des factures adaptées à votre métier pour être sûr de n’oublier aucune mention
La facturation en entreprise est régie par une multitude de réglementations qu’il faut scrupuleusement respecter. Opter pour un logiciel dédié est un moyen fiable de proposer à vos clients des factures modernes et en conformité avec les règles en vigueur. Cela permet notamment de respecter les mentions obligatoires de votre secteur ainsi que les principes de numérotation.
Dans le BTP, par exemple, les logiciels de facturation proposés comprennent déjà des champs spécifiques pour inclure toutes les informations pertinentes. Vous pouvez ajouter à vos factures, des détails tels que les numéros de bon de commande, les numéros de contrat ou les références de chantier. Vous avez aussi la possibilité de compléter les numéros d’autorisation, les coordonnées des architectes ou des maîtres d’œuvre.
De plus, les factures dans le BTP nécessitent souvent de spécifier des quantités et des unités de mesure pour les matériaux utilisés, les honoraires et les surfaces traitées. Un logiciel de facturation adapté permet de saisir facilement toutes ces informations et de les intégrer automatiquement aux factures.
Cela facilite la gestion des paiements partiels et offre un meilleur suivi des avancements sur le chantier. Si vous avez besoin de communiquer des données à des collaborateurs, il est également possible de générer des rapports détaillés et de produire des documents d’audit et de contrôle.
Gagnez un temps considérable grâce à ces logiciels spécialisés
Les logiciels de facturation sont conçus pour simplifier le processus de création des factures de plusieurs manières. Au lieu de partir d’une feuille blanche, vous avez à votre disposition des modèles pré-remplis pour aller plus vite. Il suffit de renseigner quelques informations spécifiques et la facture peut être générée en quelques clics seulement.
Vous avez même la possibilité de sauvegarder ces informations sous forme de bibliothèque personnelle afin de les réutiliser. Si vous êtes un chauffagiste par exemple, vous pouvez répertorier la liste des services que vous proposez ainsi que les fournitures nécessaires pour la réalisation. Lors de vos prochains devis, il ne sera plus nécessaire de les saisir à nouveau. Vous aurez juste à les importer.
Les logiciels de facturation permettent aussi d’automatiser d’autres tâches répétitives pour gagner encore plus de temps. Vous pouvez notamment configurer des rappels automatiques pour générer des factures récurrentes ou pour planifier plusieurs envois à des dates ultérieures. Cela vous dispense des saisies manuelles et vous fait gagner de précieux temps qui peuvent être alloués à d’importantes tâches en rapport avec le cœur de votre métier.
De plus, quand les données sont centralisées sur une même base, cela facilite la recherche et l’accès aux informations. Cela peut également contribuer à un gain de temps considérable si vous souhaitez retrouver d’anciennes factures ou consulter l’historique des paiements d’un client.
Dans le BTP, les avenants font partie intégrante des projets. Les versions récentes de logiciels de facturation permettent de gérer plus efficacement ces changements. Vous pouvez facilement créer des avenants, ajuster les coûts et générer des factures révisées en fonction des modifications apportées aux projets. Cela vous évite d’avoir à recalculer manuellement les coûts et à créer de nouvelles factures à partir de zéro.
Comment choisir le meilleur outil adapté à votre métier dans le domaine du bâtiment ?
Pour choisir le bon outil de facturation, l’un des points essentiels est de vous assurer que le logiciel propose des fonctionnalités réellement adaptées à votre métier. Si vous êtes dans le domaine du bâtiment, vous devez choisir un logiciel qui facilite la création de devis et de factures ainsi que la planification des chantiers.
Assurez-vous également que l’outil offre la possibilité de personnaliser les factures pour refléter l’identité visuelle de votre entreprise. Vous devriez pouvoir ajouter votre logo, choisir les couleurs et les polices, puis organiser les informations de manière professionnelle. Par ailleurs, la gestion des ressources internes fait partie des défis majeurs en entreprise.
Avec votre logiciel de facturation, vous devez pouvoir gérer vos employés et le matériel en stock. Vérifiez aussi s’il peut s’intégrer aisément avec d’autres outils que vous utilisez déjà dans votre entreprise. Il peut être avantageux par exemple de choisir un logiciel qui se synchronise avec votre application de gestion de projets ou de comptabilité.
De plus, l’outil de facturation doit être intuitif et facile à utiliser, même pour un débutant. Une interface conviviale et une navigation simple garantissent une prise en main rapide, ce qui est pratique si vous devez former votre personnel à utiliser le logiciel.
Un autre facteur important à prendre en compte tient à l’emplacement des serveurs du logiciel. Idéalement, nous vous recommandons un logiciel dont les serveurs sont implantés en France. L’avantage est que vous bénéficiez des normes de sécurisation des données personnelles en vigueur dans l’espace UE. Aux États-Unis, par exemple, le gouvernement a le pouvoir de consulter toutes les données informatiques hébergées sur le territoire national.
Pour la protection de vos données, il est donc important de vérifier le lieu d’hébergement des serveurs. Pour finir, prenez en compte le coût du logiciel, mais cela ne doit être qu’un critère secondaire, après la performance de l’outil.
BTP : d’autres logiciels spécialisés pour mieux gérer votre entreprise
En plus d’un programme de facturation, vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion de projets. Quelle que soit votre branche du BTP (carreleur, menuisier, peintre…), c’est un outil qui vous sera utile pour mieux planifier vos projets. Avec ce type de logiciel, vous pouvez notamment scinder vos projets en différentes étapes et suivre distinctement les délais de réalisation. Cela permet d’évaluer l’efficacité de vos différentes équipes et de savoir comme réajuster l’organisation des travaux pour plus de productivité.
Si vous avez un nombre important d’employés et de collaborateurs, il peut être aussi utile d’avoir un logiciel de gestion des ressources humaines. Il permet de gérer les informations des employés, les plannings de travail, les absences, les congés, les formations, les évaluations de performance, la paie, etc. Ce type de logiciel aide à optimiser la gestion du personnel et à assurer la conformité aux réglementations du travail.
Par ailleurs, il est souvent nécessaire de maintenir et de gérer les équipements ainsi que les actifs utilisés sur les chantiers. Les logiciels de gestion de la maintenance permettent de planifier et de suivre les opérations de maintenance préventive et corrective. Depuis l’interface de l’outil, vous pouvez gérer les demandes d’intervention et suivre les coûts de maintenance dépensés. Ce type de logiciel aide à prolonger la durée de vie des équipements et à optimiser leur utilisation.