En raison de l’évolution de l’économie, les entreprises sont tenues d’adopter une nouvelle approche pour rester compétitives. Pour les fonctions d’achat dont les processus sont répétitifs et chronophages, cette approche doit permettre d’optimiser la manière dont les tâches sont exécutées. La meilleure alternative pour y arriver est d’opter pour le processus Purchase-to-Pay. De quoi s’agit-il ?
Qu’est-ce que le « Purchase-to-Pay » (P2P) ?
Encore appelé procure-to-pay (P2P), le purchase-to-pay désigne l’ensemble des processus d’achats d’une entreprise. Il englobe également les trois principaux processus du cycle de vie des achats de cette dernière. Il prend en général en compte la demande d’achat auprès du fournisseur, l’approvisionnement et le paiement de la facture associée. Puisque chaque entreprise dessine son processus, il peut inclure d’autres étapes supplémentaires. En dehors de ces étapes, la définition du purchase-to-pay englobe la rationalisation des processus (pour gagner en productivité) et la digitalisation des processus avec les outils adéquats.
Les avantages du P2P
Le purchase-to-pay permet de réduire le coût du processus d’achat. En effet, en optant pour la dématérialisation de la gestion des achats dans votre entreprise, vous réduisez de façon significative les processus manuels, ainsi que les délais de traitement et de validation. Vous réduisez également le risque de faire plusieurs erreurs et vous optimisez les workflows de validation. Ce faisant, une solution P2P vous permet de réduire les coûts opérationnels et d’accroître votre efficacité.
Puisqu’elle assure l’analyse des profils de vos fournisseurs, leur nombre et la quantité de commandes, elle vous permet également de réaliser des demandes groupées. Elle vous permet aussi de limiter le nombre de fournisseurs, d’analyser automatiquement la qualité des biens ou des services fournis et d’avoir de meilleures informations pour négocier les prix d’achat. Ce ne sont pas les seuls avantages dont vous bénéficiez.
L’accroissement de la visibilité et de la traçabilité des dépenses
La mise en place des processus P2P dans votre entreprise permet d’automatiser l’analyse des performances et le suivi des flux en temps réel. Vos données sont alors facilement accessibles dans des tableaux de bord qui montrent clairement l’évolution stratégique des achats de votre entreprise. Vous disposez d’une meilleure traçabilité de vos dépenses.
Grâce à cela, vous pouvez optimiser aisément vos dépenses et la qualité de vos achats. Puisque les solutions P2P incluent des fonctionnalités de gestion budgétaire, vos commandes sont automatiquement retranscrites sur des lignes pré-octroyées. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez comparer votre budget et les dépenses effectuées en temps réel.
La rationalisation des choix de fournisseurs
La mise en place d’une politique d’achat centrée autour d’une solution P2P permet d’automatiser les processus d’achat et d’avoir une meilleure visibilité sur les devis ou les contrats associés aux logiciels d’approvisionnement. Cela vous permet d’obtenir de meilleurs prix d’achat et des produits de meilleure qualité.
Une solution P2P vous permet également de centraliser et d’automatiser la gestion de vos catalogues, ce qui accélère la recherche et l’achat de biens ou de services. Les données fournies par la centralisation des catalogues permettent d’orienter les utilisateurs vers des fournisseurs approuvés. Cela leur permet de commander uniquement les biens ou services dont la qualité est validée et vous permet d’optimiser la performance ainsi que la gestion des fournisseurs.
La simplification de l’organisation du travail
L’installation d’une solution P2P au sein de votre entreprise permet de centraliser les opérations sur une seule base de données et de les mettre à jour en temps réel. Cela permet à vos collaborateurs d’être au même niveau d’information sur les commandes. Le purchase-to-pay améliore donc la collaboration entre les collaborateurs et simplifie la collaboration entre les équipes impliquées.
Lorsque ce logiciel est logé et accessible sur le cloud, cela permet aux collaborateurs de votre entreprise d’accéder aux informations n’importe où et sur n’importe quel support (smartphone, ordinateur, tablette, etc.). Cela vous permet aussi de faciliter l’organisation du travail et l’adoption de l’outil par tous les membres.
Comment fonctionne le processus P2P ?
Le fonctionnement du processus purchase-to-pay est défini par plusieurs étapes. Les principales étapes sont celles relatives à la demande d’achat, à l’approvisionnement, à la gestion des factures fournisseurs et au paiement. Au cours de la première étape, on identifie le produit à acheter, on crée un panier, une demande d’achat, puis on traite cette dernière après avoir obtenu l’autorisation.
La deuxième étape comprend la création du bon de commande, le suivi et la réception des marchandises, l’évaluation de la conformité à la commande, etc. La troisième étape inclut la réception de la facture, son tri, le workflow de validation, le rapprochement de la facture… Au cours de la dernière étape, vous devez régler le paiement de la facture et mettre à jour le compte fournisseur.
Les défis du processus Purchase-to-Pay
L’un des défis du processus purchase-to-pay est de préserver la relation fournisseur. Les difficultés économiques rencontrées par la plupart des entreprises du marché ont en effet mis en évidence l’importance et la fragilité de cette relation. En permettant aux entreprises d’avoir une visibilité en temps réel sur tout le cycle d’achat, le P2P permet de résoudre plus rapidement les litiges et de respecter les délais de paiement. Ce faisant, il améliore la collaboration et la confiance entre les équipes d’achats et les fournisseurs.
Le processus purchase-to-pay permet aussi aux entreprises de relever le défi du respect de la réglementation relative à la facturation électronique. Et pour cause, il permet de digitaliser l’entièreté du cycle client et fournisseur. La dématérialisation des factures fournisseurs et la digitalisation des processus constituent un excellent levier pour les entreprises en quête de performance. L’automatisation des processus P2P permet également aux sociétés d’optimiser leurs workflows. Grâce à cela, le purchase-to-pay relève le défi de l’accroissement de l’efficacité des sociétés.
Conseils pour rationaliser le processus P2P de votre entreprise
Pour rationaliser le processus P2P de votre entreprise, vous devez d’abord vous assurer qu’il répond aux attentes de votre société. Vous devez analyser les besoins et les processus actuels de votre entreprise afin d’identifier ses faiblesses. À cet effet, vous devez prendre en compte les acteurs, les services et les parties prenantes du processus P2P.
Vous devez aussi faire le point des fonctionnalités requises pour le purchase-to-pay, ainsi que les processus utilisés pour les achats et la gestion des factures dans votre société. Pour rationaliser le P2P au sein de votre entreprise, vous devez aussi choisir les outils adaptés pour le process, former vos collaborateurs et procéder à une veille constante pour améliorer le process.
Le choix des outils adaptés
Dans la gestion d’un processus P2P, plusieurs logiciels sont requis : portail d’achat, TMS, ERP, etc. Pour choisir les outils adaptés au processus purchase-to-pay de votre entreprise, vous devez tenir compte des fonctionnalités proposées par les logiciels, de leur compatibilité avec les systèmes existants et de leur complémentarité avec le process P2P. Vous devez aussi prendre en compte l’intégration avec les systèmes de paiement de votre société, l’ergonomie de l’interface, la conformité avec les lois en vigueur et le coût nécessaire. N’oubliez pas de tenir compte du volet automatisation de l’outil.
La formation des collaborateurs
Former vos collaborateurs à l’utilisation des différents outils du process P2P est impératif pour vous assurer du respect des protocoles établis à cet effet. Cela vous garantit aussi une adoption réussie, un renforcement de la productivité et de la rentabilité de l’entreprise. Vous devez privilégier les fournisseurs de solutions P2P qui incluent des sessions de formation à leur outil.
Ces fournisseurs doivent aussi être en mesure de mettre à la disposition de vos collaborateurs un support continu qui répond à leur question. En amont, vous devez définir clairement le rôle et la responsabilité de chaque collaborateur pour garantir une bonne coordination. Le déploiement de la solution P2P doit aussi être effectué dans le respect des étapes de rigueur : installation, tests et mise en production.
L’amélioration du process P2P
Cette étape permet de s’assurer que les objectifs fixés sont atteints et de détecter les éventuels problèmes. Elle inclut la mise en place d’indicateurs de performances permettant de mesurer l’efficacité du processus P2P, la collecte et l’analyse des données pour identifier les tendances ou éventuels problèmes. À cette étape, vous devez aussi évaluer régulièrement la solution P2P pour être sûr qu’elle est toujours adaptée aux besoins de votre entreprise. Parallèlement, vous devez collecter ou recueillir les retours de vos collaborateurs via des enquêtes ou des entretiens individuels.