Une fois le délai légal de conservation écoulé, beaucoup d’entreprises se débarrassent de leurs factures sans autre formalité. Cette étape apparemment anodine expose pourtant l’organisation à un risque réel, que les chiffres récents de la CNIL rendent difficile à ignorer. Un certificat destruction factures est-il vraiment nécessaire ? La réponse tient en trois enjeux distincts, juridique, fiscal et pénal.
Ce que dit la loi sur la conservation des factures
L’article L123-22 du Code de commerce fixe la règle : les pièces justificatives comptables doivent être conservées dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Pendant toute cette période, l’administration fiscale peut en demander la présentation.
Passé ce délai, l’obligation de conservation disparaît. Mais l’obligation de sécurité, elle, ne s’éteint pas avec elle : tant que les documents existent physiquement, ils restent sous la responsabilité de l’entreprise.
Pourquoi ce justificatif protège vraiment l’entreprise
Trois risques distincts et cumulatifs justifient l’obtention d’un document de traçabilité après chaque opération de destruction sécurisée et confidentielle.
Le RGPD s’applique aussi bien aux archives papier
C’est le point le plus souvent négligé. La CNIL rappelle qu’un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : des archives papier mal détruites exposent aux mêmes sanctions qu’une base de données mal protégée.
Or une facture contient des noms, des adresses, parfois des coordonnées bancaires. La conformité RGPD impose donc une destruction sécurisée de ces supports. En 2025, la CNIL a prononcé 83 sanctions pour 486,8 millions d’euros, dont 32 % visaient des PME ou TPE.
Une preuve opposable lors d’un contrôle fiscal
Si un inspecteur réclame des archives papier légitimement éliminées, l’entreprise doit justifier leur absence. Un certificat destruction factures daté et signé par un tiers écarte immédiatement toute suspicion de destruction sécurisée opportune.
Sans lui, l’entreprise se retrouve à devoir prouver une absence, exercice toujours délicat face à l’administration. La charge de la preuve pèse alors entièrement sur elle, sans élément matériel à présenter.
Un risque pénal qui vise aussi les dirigeants
Au-delà des amendes administratives, plafonnées à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, le Code pénal prévoit des sanctions visant directement la personne physique responsable du traitement.
Elles peuvent atteindre cinq ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende dans les cas les plus graves.
Les mentions indispensables sur ce document officiel
Pour avoir une valeur probante réelle, un certificat destruction factures doit identifier précisément l’opération réalisée :
- L’identité complète de l’entreprise et du prestataire intervenant
- La date et le lieu exact de l’intervention de destruction sécurisée et confidentielle
- Le volume ou le poids de documents traités
- La garantie de valorisation des matériaux issus du traitement
Un certificat de destruction et de recyclage reprend systématiquement ces éléments, accompagné du Bordereau de Suivi des Déchets correspondant.
Combien de temps faut-il conserver ce justificatif ?
Ce document doit être archivé aussi longtemps que la responsabilité de l’entreprise peut être engagée sur les données concernées, soit plusieurs années après l’opération de destruction elle-même.
Le conserver dans le dossier de conformité RGPD, aux côtés du registre des traitements, évite d’avoir à le rechercher en urgence le jour d’un contrôle. Un réflexe qui s’inscrit dans la même logique que la digitalisation des entreprises, où la traçabilité prime sur l’accumulation.
Conclusion
Détruire des factures périmées sans traçabilité revient à faire disparaître la preuve qu’on a bien fait les choses. Le coût d’un broyage artisanal en interne paraît nul, jusqu’au jour où il faut démontrer sa conformité devant un inspecteur ou une autorité de contrôle.
Confier cette étape à un prestataire capable d’émettre un certificat destruction factures conforme transforme une contrainte administrative en protection concrète, pour l’entreprise comme pour ses dirigeants.