Comment bien gérer les temps de travail en entreprise ?

Halte aux fichiers lourds et des calculs interminables pour définir le temps de travail effectif réalisé par vos collaborateurs ! La gestion du temps de travail en entreprise est fortement simplifiée par les logiciels dédiés à cette tâche. L’organisation du planning et les présences et absences des salariés deviennent limpides en quelques clics.

Les logiciels de planification et de gestion des temps de travail

Une meilleure gestion des temps de travail est garantie en utilisant ces solutions logicielles qui ont été développées afin de répondre à des attentes bien spécifiques. Nous avons trouvé des conseils précieux sur le site Appvizer qui nous a permis de comparer et sélectionner des logiciels performants et efficients.

Quelles sont les fonctions d’un logiciel de gestion de temps de travail ?

• Ce type de logiciels offre la possibilité de gérer les plannings et d’avoir une visibilité sur plusieurs équipes en même temps. Vous générez directement la totalité de vos plannings et vous paramétrez des alertes afin de mettre en exergue les défaillances ou les conflits.
• Évitez les répétitions des tâches récurrentes. Les logiciels vous proposent la possibilité de dupliquer des plannings ou de réaliser automatiquement des évènements qui sont réguliers.
• Vous récupérez les données récupérées par les appareils de pointage ou les badgeuses. Ainsi chaque salarié connaît exactement les heures de travail qu’il a produites. Et l’entreprise obtient un résumé précis de l’organisation des journées de travail. Ainsi vous n’avez plus à vérifier les temps de présence et d’absence des salariés. Une alerte apparaît afin de mettre en exergue les personnes qui sont souvent en retard ou qui font un grand nombre d’heures supplémentaires.
• Réalisez des prévisionnels afin de préparer et de structurer votre organisation. Vous pouvez mieux appréhender les demandes importantes d’effectif ou les périodes un peu plus creuses. Cela vous aide également à répartir et valider les congés des salariés.
• Certains logiciels de gestion des temps de travail sont compatibles avec les logiciels de paie. Ils effectuent les calculs des éléments variables en fonction de toutes les contraintes (heures supplémentaires, primes exceptionnelles ou encore jours fériés…).

Pour quelles entreprises ?

Pour toutes les entreprises ! C’est aussi simple que cela ! Les TPE, PME ou grandes firmes ont souvent toutes les mêmes besoins, mais à une échelle différente. Les logiciels de gestion des temps de travail ne sont pas destinés à un seul type d’entreprise. Chacune peut avoir besoin d’organiser son temps afin de gagner en efficacité.

Ils sont aussi fortement conseillés pour les entreprises proposant des services qui ont souvent des difficultés à évaluer le temps de travail de leurs collaborateurs. Tous les types de statuts, tous les contrats sont pris en compte. Ce type de logiciels sont aussi parfaitement adaptés aux travailleurs indépendants afin de mettre en lumière un suivi déterminé selon un type d’activité ou en définissant un client particulier. C’est très précieux pour calculer la rentabilité d’un projet ou de confirmer qu’un dossier prend beaucoup de temps alors qu’il est mal rémunéré.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des temps de travail ?

Bien loin d’être un gadget, les logiciels de gestion des temps de travail se rendent rapidement indispensables :

• Gagner du temps : plus de longues minutes passées à relever les horaires réalisés par chacun ou à calculer les temps de travail réalisés par chaque salarié. Vous pouvez consacrer votre temps à d’autres tâches pendant que le calcul se fait automatiquement par le logiciel.
• Avoir une véritable organisation de vos équipes et du temps de travail : évitez les sureffectifs en gardant une visibilité précise des personnes disponibles et des tâches à réaliser. Vous avez la possibilité d’anticiper une surcharge de l’activité ou d’adapter vos équipes si une baisse de la demande se fait sentir.
• Quantifier le travail des équipes qui offrent des services : ce n’est pas facile de se représenter le temps passé pour des activités dont ne résultent pas des objets matériels et physiques. Avec ce logiciel, vous étayez votre connaissance du temps alloué à des services.
• Développer la productivité : en suivant régulièrement le temps de travail de chaque salarié, vous pouvez également pointer les personnes qui pourraient poser problème, mais aussi de faire des associations entre collaborateurs qui pourraient être pertinentes.
• Respecter la législation : jongler avec les horaires de chaque salarié peut vous amener à être parfois borderline avec les règlementations. En effet, vous êtes soumis au respect strict des temps de repos, des congés payés et de l’évaluation des heures supplémentaires afin de ne pas dépasser les temps de travail hebdomadaires maximales.
• Optimiser chacune de vos ressources : en visualisant la répartition des tâches, vous avez aussi la possibilité de définir les ressources utilisées et les matériels occupés par vos salariés.
• Gérer au mieux la mobilité des salariés : il est très compliqué de quantifier le temps passé entre un point de vente, un client ou encore un lieu de réunion et pourtant il s’agit bien d’un temps de travail qui doit être pris en compte.
• Être alerté rapidement en cas de défaillance : ne laissez plus passer une information importante ou un point de blocage qui risque de vous freiner dans le futur. Les alertes proposées par le logiciel de gestion des temps de travail sont de formidables outils afin de vous accompagner dans le quotidien de votre entreprise.
• Exporter vos données facilement : afin de pouvoir discuter en réunion des temps de travail ou de compléter des propos lors d’un entretien individuel, vous aurez la possibilité d’imprimer les informations.
• Réaliser facilement la planification des ressources humaines : le logiciel vous invite à sélectionner une répartition des ressources en fonction de contraintes particulières.

Les logiciels de gestion des temps de travail sont des outils facilitateurs des tâches d’une entreprise. Il existe des logiciels gratuits ou payants qui n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. N’hésitez pas à comparer les différentes offres afin de choisir la meilleure solution pour votre entreprise. Les fournisseurs de logiciels proposent souvent une période d’essai gratuite afin que vous testiez l’ergonomie et les potentiels de chaque solution. En mode SaaS ou sur poste interne, à vous de définir les choix les plus intéressants en fonction de vos contraintes.